학원 운영 노하우 2

학생들 관리가 만만치 않다는 것이다. 특히 학생들의 성적이 올라야 하는 것은 물론 이들이 끊임없이 거의 연중 일정한 시기에 학원을 옮기는 경향이 있다는 것을 파악하고 이를 관리하지 않으면 안 된다.

 

 

또한 다른 업종에 비해 고객으로부터 학원비를 수금하는 것이 쉽지 않다. 일단 학부모들은 학원으로부터 교육자의 자세를 원하기 때문이다. 실제로 일선의 학원장들이 겪는 어려움 중 하나가 매달 학원비를 수금하는 것이다.

 

 

돈 얘기를 대놓고 하자니 장사꾼인 것 같고, 그래서 학부모들에게 전화해서 수금얘기 꺼내기까지가 쉽지 않다. 1시간 동안 학생에 대한 얘기를 하다가, 마지막에 살짝 학원비 얘기를 하게 되는 것이 일반적인 어려움이다.

 

 

사정이 이렇다보니 매달 학부모를 상대로 학원비를 요구하는 업무도 만만치가 않다. 따라서 이를 보완하기 위한 다양한 방법을 강구하는 것이 좋다.

 

 

우선 평소 메시지 등을 이용해 고객 관리를 하면서 자연스럽게 학원비를 청구하는 것도 좋은 방법이다. 일정한 관리 프로그램을 구축해 자동으로 결재일을 학부모들에게 발송할 수 있도록 한다. 물론 메시지만으로 모든 학부모들이 학원비를 제때 내주는 것은 아니다. 하지만 이를 통해 업무의 상당부분을 감소시킬 수 있다.

 

 

학원경영에서 교육만큼 중요한 것이 학생 관리다. 일단 평소 메시지를 활용해 학원생의 수업상황에 대해 꾸준하게 보고해 주는 것이 좋다.

 

 

일선 학원 중에서는 학원생이 학원에 들어오면 들어오는 시간과 수업에서 학원을 나가는 순간까지 순차적으로 학부모에게 보고를 하는 곳도 있다. 이를 통해 학부모들에게 학원이 어떻게 학원생을 관리하고 있는지 신뢰할 수 있도록 한다는 것이다.

 

 

이처럼 학원 경영에서 종합적인 관리시스템을 도입해야 하는 이유는 더 있다.

 

 

무엇보다 현재 대부분의 학원들이 저지르는 실수는 학원생에 대한 정보가 흩어진 채로 관리되고 있다는 것이다. 특히 프리랜서 성격이 강한 학과목별 강사들이 따로따로 수업을 진행하다보니, 가장 문제가 되는 부분이 학원생 관리, 즉 고객관리다.

 

 

현재 수업과 학원의 교육 서비스에 대한 학생의 만족도와 불만을 그때그때 정확하게 파악하지 못하면, 고객의 마음이 학원을 떠나는 순간을 놓치기 일쑤다. 따라서 학원장은 학원생에 대한 정보가 매일 종합적으로 하나의 자료로 모일 수 있도록 해야 한다.

 

 

하지만 수많은 학생에 대한 정보를 강사들이 일일이 기록해서 매일 학원장에게 보고하기는 어렵다. 또한 수업태도나 지각, 결석 등에 대한 지적 역시 같은 잘못에 대해 여러 선생님이 반복해서 하지 않도록 주의해야 한다. 예민한 시기인 입시생의 경우, 사소한 잘못이 학원을 바꾸는 계기가 되기 때문이다.

 

 

따라서 강사들에게는 그날그날 가장 중요한 정보들, 학원생의 수업 태도에 대한 특이사항을 매일 기록하게 하는 한편, 학원생이 학원을 바꿀 마음이 드는 징후들을 체계적으로 관리하는 것이 좋다. 고객인 학원생이 학원을 떠나는 대표적인 현상은 지각, 결석, 성적부진, 학원비 미납 등이다.

 

 

또 이들 징후가 일정 횟수 이상을 기록하게 되면, 관리 프로그램을 통해 적절하게 학부모와 학원생의 상태에 대해 혹은 학원생과의 개인지도를 강화해 사태가 심각해지기 전에 처리하는 것이 좋다. 학원장은 각각 행정과 강의로 나눠진 고객정보를 하나로 모아서 파악할 수 있어야 한다는 말이다.

 

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